Angesichts der demografischen Entwicklung in Deutschland hat das Mittel Personalplanung in den letzten Jahren auch für die Unternehmen im Raum Stuttgart erheblich an Bedeutung gewonnen. Mit dem Begriff Personalplanung meint man dabei den verbindlichen Entwurf der Personalentwicklung in einem Unternehmen. Es wird sowohl der quantitative als auch der qualitative Bedarf an Personal eines Unternehmens prognostiziert. Bei der Planung müssen zum Beispiel Korrekturen oder Veränderungen an den Zielen des Unternehmens eine Rolle spielen. Das Ziel einer guten Personalplanung ist die Sicherstellung von einer ausreichenden Anzahl qualifizierter Mitarbeiter. Damit sichert die Personalplanung das Unternehmen in seinem Bestand, vermeidet unnötige Ausgaben und verhindert Fehlentscheidungen. In Deutschland ist dieses Planungsinstrument noch nicht entsprechend seiner Bedeutung umgesetzt. Obgleich die Bedeutung der Personalplanung – vor allem in großen und mittleren Unternehmen – erkannt wurde, wird die Personalplanung heute oftmals noch situativ oder auf der Basis des Ist-Zustandes einfach fortgeschrieben. Dabei bietet die strategisch gute Personalplanung dem Unternehmen weitaus mehr Vorteile und Möglichkeiten.

Welche Methoden der strategischen Personalplanung gibt es?

Die Feststellung des zukünftigen Bedarfs an Personal ist naturgemäß von Unsicherheiten begleitet. Es gibt sowohl externe als auch interne Einflüsse, die sich auf diese Planung auswirken können. Die Methoden der strategischen Personalplanung unterteilen sich nach dem zeitlichen Horizont der Planung. Für kurzfristige Personalplanungen eignen sich insbesondere Schätzverfahren. In einem solchen Fall wird der zu erwartende Bedarf durch einen Experten oder eine Expertengruppe geschätzt. Geht es um Planungshorizonte im mittelfristigen und langfristigen Bereich kommen Trendverfahren und Bedarfsanalysen in Betracht. Bei einem Trendverfahren stützt man sich auf die Werte der Vergangenheit und schreibt diese für die Zukunft fort. Als Grundannahme gilt, dass die Umstände der Vergangenheit auch in der Zukunft weiter gelten. Ähnlich arbeitet auch die Bedarfsanalyse. Diese beinhaltet für die Planung auch Daten aus den vergangenen Jahren oder Zeitabschnitten. Auch hier wird zumeist davon ausgegangen, dass die Bedingungen gleich sind oder ähnlich bleiben.

Wie setzt man Personalplanung erfolgreich um?

Bessere Ergebnisse liefert die Stellenplanmethode. Allerdings müssen zur Anwendbarkeit dieser Methode im Unternehmen entsprechende Stellenpläne vorhanden sein. Diese bilden die Aufgabe und die tatsächliche Besetzung ab. Darauf aufbauend können personalrelevante Veränderungen geplant werden. Mit der Szenario-Methode werden unterschiedliche Entwicklungen für die Zukunft entworfen und analysiert. Zwischen den positiven Szenarien wie extrem positiv bis extrem negativ können so mehrere Modelle entworfen werden. Die strategisch gute Personalplanung stellt im Unternehmen auch einen wichtigen Faktor zur Senkung der Kosten dar. Dies bedingt jedoch, dass die theoretische Planung auch erfolgreich in die Praxis eingebracht wird. Dazu muss an den entscheidenden Stellen im Unternehmen Fachwissen vorhanden sein. Ein Schlüssel zum Erfolg ist dabei Kontinuität – zum Beispiel bei der Entwicklung der Nachwuchsförderung oder der Fortbildung des Personals. Eine wichtige Grundlage aller Planungen ist eine umfassende Basis an Daten. Die daraus resultierende Planung muss zudem flexibel genug sein, um auf Einflüsse reagieren zu können.

Ein zwölfseitiger Ratgeber räumt mit falschen Vorstellungen auf und erläutert Entscheidern und potenziellen Anwendern den Nutzen und die Vorzüge einer digitalen Personalakte. Zugleich zeigt es auf, wo Stolpersteine im Weg liegen können. Die Leser erhalten Tipps zur Auswahl des richtigen Lösungsanbieters und erfahren, worauf sie bei der Einführung achten sollten.

Herausgeber des Whitepaper ist der ERP-Software-Hersteller HS – Hamburger Software. Das Unternehmen verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Erfahrung in der Entwicklung und Betreuung von personalwirtschaftlicher Software. Zum Angebot zählt unter anderem eine Digitale Personalakte, die entweder in Verbindung mit der Anwendung HS Personalwesen oder als sogenannte Stand-Alone-Lösung zusammen mit anderer Lohnsoftware eingesetzt werden kann. Darüber hinaus bietet HS diverse Module für die Bereiche Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung sowie eigene Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen an.

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